Fungsi Dan Contoh Surat Dinas yang Perlu Kamu Ketahui

Fungsi Dan Contoh Surat Dinas yang Perlu Diketahui

Dalam memahami fungsi surat dinas tentu terdapat berbagai aspek yang bisa dipahami secara seksama. Surat dinas menjadi salah satu sarana yang dimiliki baik oleh pemerintah maupun dari pihak swasta. Isi dan kandungan didalamnya mempunyai motif dan tujuan yang berbeda tergantung dari jenis suratnya.

Berikut adalah fungsi dan contoh surat dinas antara lain : 

Wakil pribadi, instansi ataupun lembaga pengirim surat

Setiap lembaga memiliki tata cara kelola dan kewenangan yang berbeda – beda. Dalam mengatur sebuah lembaga, instansi ataupun pribadi penting untuk menerapkan pendayagunaan informasi secara selektif. Surat dinas banyak digunakan untuk sumber informasi, tugas dan pedoman dari suatu lembaga. 

Bertujuan sebagai sarana komunikasi lain

Lembaga yang sedang mengedarkan surat dinas kepada jajarannya memiliki tujuan yang beragam. Seperti diketahui surat dinas sendiri dibedakan menjadi beberapa macam dan kategori. Tentunya setiap kategorinya memiliki tujuan yang berbeda.

Seperti halnya pada surat perintah yang berarti menugaskan seseorang instansi untuk berkunjung ke lembaga lainnya. Hal inilah yang dimaksud sebagai suatu sarana komunikasi lain yang menghubungkan antara instansi yang satu ke yang lainnya.

Berfungsi sebagai bukti tertulis yang sah secara hukum

Adanya surat dinas juga tergolong mengikat. Surat dinas ada dan sudah tercantum di undang – undang Negara. surat dinas juga menjadi bukti tertulis yang sah secara hukum. Adanya surat dinas tidak bisa dihilangkan bahkan dihapus keberadaannya karena sudah terdata didalam kitab undang – undang. 

Berfungsi sebagai dasar atau pedoman untuk menjalan dan melakukan sesuatu

Adanya surat dinas juga memiliki fungsi lainnya. Fungsinya yakni digunakan sebagai dasar atau pedoman yang konkrit dan pasti. Sistem ini digunakan untuk menjalan dan melakukan sesuatu yang bersifat menetap. Surat dinas tidak bisa dipalsukan dan hanya bisa digunakan ketika suatu instansi telah menetapkan penugasan.

Dapat disimpan dalam jangka waktu yang lama

Tidak seperti surat lamaran kerja yang memiliki waktu terbatas, surat dinas juga memiliki masa waktu penyimpanan yang lama. Beberapa hal yang mencakup waktu tidak digunakan secara pasti sehingga setiap isi dan berita yang disampaikan tergantung dari kebutuhan instansi.

Dapat menghindari kesalahpahaman

Penugasan yang dilakukan dengan memberikan surat dinas bersifat pasti. Oleh karena itu ketika menggunakan surat dinas maka pihak yang dituju akan terhindar dari kesalahpahaman. Surat dinas dilindungi oleh hukum dan sulit untuk dipalsukan.

Surat dinas berperan sebagai alat pengingat oleh setiap pihak terkait yang diarsipkan

Penggunaan surat dinas memiliki peranan yang besar. Surat dinas berperan sebagai alat pengingat oleh setiap pihak terkait yang diarsipkan. Arsip ini juga dapat ditinjau, digunakan hingga dilihat kembali ketika lembaga terkait membutuhkannya.

Merupakan dokumen yang bersifat historis

Surat dinas penting untuk melihat bahwa suatu lembaga memiliki nilai historis. Dokumen ini umumnya akan disimpan dalam waktu yang lama sehingga ketika instansi membutuhkannya maka dokumennya bisa diambil kembali.

Oleh karena itu tingkat historis yang dimilikinya cukup besar, sehingga memungkinkannya untuk disimpan dalam waktu yang lama.

Surat dinas memiliki biaya relatif murah

Surat dinas cukup penting. Penggunaan surat dinas justru menghemat biaya anggaran. Surat dinas umumnya tidak memerlukan biaya yang besar, sehingga instansi yang menggunakannya dapat serta merta untuk digunakan dengan sebaik – baiknya. Karena tergolong minim biaya maka instansi dapat mengedarkannya sesuai yang dibutuhkan. 

Terdapat berbagai fungsi dan contoh surat dinas yang bisa dijadikan acuan. Sangat penting untuk memahami isi surat agar dapat dimengerti oleh penerima.